公文写作基础知识（一）：
公文写作基础知识
第一章公文概述
一、公文的概念[由www.fzsjob.com整理]
－－公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中构成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。公文的基本含义，能够从四个方面来理解：
(1)公文构成的主体是国家机关及其他社会组织。
(2)公文构成的条件是行使职权和实施管理。
(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。
(4)公文是办理公务的重要工具之一。
二、公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有鲜明的阶级性，它从属于必须的政治集团并为其服务。
三、“文书”、“文件”、“公文”这三个概念，在机关的日常活动中是基本一致的。
四、公文的特点主要表此刻五个方面
(1)公文有法定的作者。
(2)公文有法定的权威。
(3)公文有特定的效用。
(4)公文有规范的体式。
(5)公文有规定的处理程序。
五、公文的作用主要表此刻五个方面
(1)领导和指导作用。
(2)行为规范作用。
(3)传递信息作用。
(4)公文联系作用。
(5)凭证记载作用。
六、公文的分类：
(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，
(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。
(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件。
(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。
(5)从公文资料的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
常见的公文分类还有：
(1)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。
(2)从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。
(3)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。
(4)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。
第二章公文写作
一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动．公文写作包括起草初稿、讨论修改构成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务能够由一人承担，也能够由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。
二、公文写作的主要特点表此刻六个方面
(1)被动写作，遵命性强。
(2)对象明确，针对性强。
(3)集思广益，群体性强。
(4)决策之作，政策性强。
(5)急迫之作，时限性强。
(6)讲究格式，规范性强。
三、公文写作的基本要求是：
(1)要保证公文资料在政治上的正确性。
(2)要实事求是，在业务上贴合客观规律。
(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、贴合语法逻辑。
(4)公文起草要贴合统一规定的体式与程序。
(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。
四、公文写作的一般步骤和方法是：
(1)明确发文主旨。
(2)收集有关材料。
(3)拟出写作提纲。
(4)认真起草正文。
(5)反复检查修改。
五、公文写作人员的素质修养主要体此刻五个方面：
(1)政治素质好。
(2)有必须的政策理论水平。
(3)熟悉业务和机关工作状况。
(4)有较宽的知识面。
(5)有较好的文字功底。
六、公文写作人员加强修养应从三个方面着手：
(1)完善自我，勇于创新。
(2)博览群书，增长知识。
(3)深入实践，勤学苦练。
第三章公文的体式与稿本
一、公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有必须的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作带给方便。建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。
二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体此刻公文的思想资料与文字表达两个方面．在思想资料方面，就应政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，就应结构严谨、语言精当、行文规范。
三、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。
四、一份完整的公文由一些规定的数据项目构成，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。《国家机关公文格式》将公文结构的诸要素分为指定项目和选定项目。
五、公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。公文讲求书面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分。
公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项；
公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项；
公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。
六、公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安摔、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
七、公文的装订要求：公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶帖的办法。装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏滑页，以持续公文的完整。
八、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一资料和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不一样需要，又往往构成不一样的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中构成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不一样用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本妁形式，同一资料的文件使用不一样的文字就又成为不一样的文字文本。
第四章公文的行文规范
----一、按照必须的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的资料包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
----二、公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院(中央人民政府)是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。
----三、根据机关之间的不一样的行文关系，能够将机关的行文分为上行下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：
(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不一样目的和要求，下行文可分为三种行文方式：①逐级下行文；②多级下行文；⑧直达基层组织和群众的下行文。
(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要，上行文又能够分为三种行文方式：①逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种方式；②多级上行文；⑧越级上行文。
(3)平行文是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的行文。
第五章机关法定公文的写作（上）
----一、命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：
(1)务必根据宪法，法律规定的权限范围发布命令；
(2)要注意各类型命令写作的共同点和不一样点；
(3)语言要准确、凝练、庄重有力；
----二、议案，是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件．它的特点主要有：
(1)行文关系及办理程序的法定性；
(2)行文资料的单一性和可行性。
----三、能够提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。议案可分为由职能机构提的议案和由人民代表提出的议案。它的写作要求有：
(1)提出的问题重要且已具备解决的条件；
(2)要注意提出的权限和时限；
(3)要注意行文格式和办理程序。
----四、决定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不一样点。决定的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文，三种类型的写法略有不一样。决定的文字，要准确、鲜明、简洁。以便于领会和执行。
----五、决议，是经领导机构主持召开的会议透过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。
----六、指示，是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原则性。按照指示资料涉及的范围，指示可分为：
(1)涉及全局问题，带普遍性的指示；
(2)涉及局部问题，带特殊性的指示。
总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，资料要明确扼要，条理要清晰。
----七、意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不一样，其类型可包括直接指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要注意资料的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。
第六章机关法定公文的写作（中）
----一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在必须范围内公布事项的告知性文件。其特点为：发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。
按照其资料的性质能够分为两大类：①涉及法定事项的公告、通告；②知照性公告．通告。
公告、通告的写作要求是：①贴合权限，一事一告；②资料明确，语气庄重；③注意格式。
----二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近，也具有资料的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有：①会议公报；②统计公报；③外交公报。不一样类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不一样：①会议公报因发布目的的不一样而有不一样的写法。②统计公报务必由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。③外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。
----三、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象明白或执行的公文。根据适用范围的不一样，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广，不一样类型的通知因作用不一样而写法也有差异，写作时要注意不一样类型通知的不一样特点。
第七章机关法定公文的写作（下）
----一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作状况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照资料涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不一样，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：①陈述事实要清楚扼要；②表述观点要精练清晰；③语言要简洁朴实。
----二、请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不一样，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮忙类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：①要遵守行文规则；②理由要充分，要求要合理，③格式要正确，语言要得体。
----三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的资料主要是请求批准和请求帮忙两方面，批复也能够分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：①要先回应后批复：②态度要鲜明，措辞要明确；③要及时批复。
----四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：①形式灵活，适应性强；②务实性强。函的类型：根据资料性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事和浯言要平实、亲切，自然。
----五、会议纪要，是记载会议状况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类；决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。会议纪要的写作：
(1)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会议”二字，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要．能够用正副标题的形式。
(3)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议资料、结束语三部分。
(4)会议纪要由会议主持机关撰写，能够在最后署机关名称和撰写日期，也能够只在正文中写出主持机关，不另外署名。
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第八章机关其他常用文书的写作(上)
----一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。
规章类文书的特点;资料的规范性、执行的强制性和制定的程序性。不一样的规章类文书的写作要求存在必须的差别。
-能1、条例、规定：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例的机关的不一样，条例可分为三类：①党的中央机关制定的条例；②国家行政机关制定的条例；③地方权力机关制定的条例。
规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：根据发布机构和实际作用的不一样，规定分为三种类型；①党内规定；②法规性规定；③一般性规定。
可将条例和规定的写作要点综合为以下四点：①草拟条例和规定要遵循必须的原则；②起草条例和规定，应当对现行资料相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调；③条例和规定的资料用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
2、办法的资料较多的用“章条式”，一般常见的是“条款式”。办法的资料，应具体、周全、便于操作。
3、实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”，但其第一条务必说明是哪个法律或法规的实施细则。
4、章程是必须的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的形式也是“章条式”和“条款式”两种。政党、较大的社会团体的章程多为“章条式”，机构较小、涉及事务不多的章程，可用“条款式”。
5、守则是特定范围的全体成员务必遵守的行为准则，要求资料简短、精练、易记。
----二、计划类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。计划类文书的特点:目标的前瞻性、操作的预想性．计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作要求:分析状况要认真细致、确定目标要实事求是、措施要切实可行、条目要分明、语言要简洁。
----三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结的主要作用：下情上达、提高自身。总结的特点：回顾性、经验性。总结的写作要求：回顾工作状况要实事求是、总结经验教训要着跟未来、纲目要清晰、文风要平实。
---四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用：带给真实的社会状况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点：针对性强、纪实性强。调查报告的写作应注意:深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。
第九章机关其他常用文书的写作（下）
----一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称。根据讲话的场合及主旨的不一样，讲话类文书能够分为三种类型：①讲话稿；②开幕词、闭幕词；③欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文书一般都包括以下特点；口头性、直接性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求：主题要鲜明、集中；材料要真实、新颖；布局要清晰、紧凑；语言要明白、生动。
----二、记录类文书是指如实记录有关资料而构成的公务文书。记录类文书包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。记录类文书的特点：资料的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录一般包括会议组织状况、会议的议题和议程、会议的进程和资料、必要的手续。电话记录可分为发出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关状况、反映的问题及要求、接待人姓名、时光以及办理结果等项。大事记是按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。大事记的写作要求：要记录“大”事、记录要客观真实、要言简意赅。
----三、简报就是简明扼要的书面报告。按资料分，简报包括会议简报和工作简报。简报类文书的特点：简、快、新。筒报类文书一般都由报头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求：资料要真实、确刨；篇幅要短小；针对性、指导性要强。
----四、推荐类文书是以书面形式提出推荐、意见的一类公务文书。推荐类文书一般可分为议案、提案和推荐等。推荐类文书的特点：推荐性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或必须组织的会议讨论、处理的意见或推荐的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、办法、日期。提案的写作要求:热悉同提案有关的状况、注意区别提案同一般文章的行文格式。推荐是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出推荐性的意见、推荐时使用的文书。推荐的篇章结构:是由标题、称谓、正文和落款组成。
推荐的写作要求：把握分寸要适度、所列资料要具体、表达语言要精练。
第十章公文处理工作
----一、在机关秘书部门的工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最超多。也是最重要的日常工作。公文处理工作透过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。
----二、公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分，在机关工作中起着重要的作用。公文处理工作的作用与公文的作用是有区别的，公文处理工作的作用主要是指从公文的构成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用，这种作用主要表现为：助手作用、纽带作用和查考作用。公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文．正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务，公文处理工作的组织，包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。
----三、就一个机关而言，它的公文处理工作不像机关的人事、财务等职能部门一样，设立某一机构负起全部的职责，或者各机构自上方下地构成一个垂直领导的独立体系，各机关公文处理机构的设置，要视机关规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少而定。
----四、公文处理工作的领导、指导关系能够从以下几个方面分析;(1)从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。(2)从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导的。(3)从上下级的关系来说，上级机关的办公厅(室)负有职责对其下属的机关，单位的公文处理工作进行业务指导。(4)机关档案部门对机关的文书工作也负有必须的指导职责。
----五、公文处理工作的组织形式可分为两种类型；集中形式和分工形式。一个机关究竟应当采取什么样的公文处理工作组织形式，通常要结合思考以下几种状况：
(1)机关的工作性质、任务和职权范围。
(2)机关内部组织机构设置的层次、数量。
(3)机关收发文件数量的多少。
(4)机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。
(5)机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。
----六、公文处理工作的具体要求能够概括为:①准确周密，确保质量;②及时迅速，注重时效；③保守机密，安全可靠;④集中统一，加强管理；⑤实事求是，遵规守纪；⑥精简文件，提高效率。
第十一章公文办理程序
----一、公文办理程序就是指公文在机关内部从构成到运转处理所务必经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。
----二、收文，是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。主要有:签收、拆封与登记、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的职责，保证公文运转的安全可靠。它是收文办理的第一个环节。签收后，文件的拆封是文书人员的职责。公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。登记的原则是方便文件的运转和管理。收文登记的形式一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。公文的分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的资料、性质和办理要求，及时准确地将收来的文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示．公文的承办，这一环节，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。它直接关系到发文的质量和机关工作的效率。公文的催办是指那些务必办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的状况进行督促和检查。催办工作一般有对内催办和对外催办两种状况。查办是指文书工作人虽协助机
关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。
公文的注办是对公文承办的状况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。
----三、发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指文从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。公文拟稿是发文办堙的第一个环节，同时也是整个公文处理工作的关键性环节之一。公文的审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的资料，体式进行的全面审核和检查。它也是公工处理工作的关键性环节之一。公文的签发是指机关领导人对文稿最后审批。它是公文构成的关键性环节。公文的核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。公文的缮印是对已签发的公文定稿进行印制。公文的校对是对文件质量的量后一次检查。公文的用印是指在印好的文件上加盖机关印章。发文的登记，其作用与收文登记一样。
第十二章公文立卷工作
----一、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的．具有必须查考利用价值的文件材料，按照它们在构成过程中的联系和必须的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要资料。
----二、案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。
----三、公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度，正确选取立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中，建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围，是保证在公文立卷工作中将那些具有必须查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后查找利用的需要。
----四、公文立卷的原则可表述为，“持续文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”。根据这一原则对公文立卷工作捉出了“持续文件间的历史联系”、“区分保存价值”、“便于保管和利用”三个方面的要求。公文立卷的基本方法能够概括为：遵循公文立卷的原则与要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时光、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的基本特征。
----五、公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的资料。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的立卷类目两种。在编制或者修订立卷类目时，务必坚持由公文处理部门为主的原则。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还务必做好平时立卷工作。所谓平时立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。
第十三章案卷整理与归档
----一、案卷的整理与归档，或称正式立卷与移交归档。包括编目成卷和移交归档等项资料。
----二、案卷的组合，简称组卷，是指机关文书部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。它是文书案卷整理的一项重要资料，也是整个公文立卷工作中的一个很重要的环节。
----调整定卷，是指在平时立卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。年终进行调整定卷是机关文书部门或业务部门一项十分重要的工作。
----卷内文件排列和编号，卷内文件排列是指将每个案卷内的文件技用必须的规律和顺序进行系统化排列，持续文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。
----拟写案卷标题，案卷标题，也称案卷题名，是对春内全部文件资料的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据，拟写案卷标题是文书工作人员、档案管理人员的一项基本功。
----编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个公文立卷工作的基本完成。
----案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件，也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。
----案卷装订的要求是；整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间持续必须的联系，系统地反块机关的工作话动。
----案卷组合和编目成卷工作完成以后，公文处理部门应根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一齐向机关档案室移交。至此，标志着整个公文立卷工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。案卷目录是案卷的名册，是查找利用档案的一种最基本的工具。案卷目录又可作为移交目录，是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证。案卷目录的项目有：“案卷号、案卷题名，页数、保管期限、备注"等。文件检索工具，是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。文件检索工具的编制是公文处理部门在文件材料立卷后进行的一项重要工作，主要有文号索引、文件分类目录等。公文立卷部门立好案卷，务必逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。
公文写作基础知识（二）：
行政公文写作基础知识
第一章公文概述
一、公文的概念
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中构成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。公文的基本含义，能够从四个方面来理解：
(1)公文构成的主体是国家机关及其他社会组织。
(2)公文构成的条件是行使职权和实施管理。
(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。
(4)公文是办理公务的重要工具之一。
二、公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有鲜明的阶级性，它从属于必须的政治集团并为其服务。
三、“文书”、“文件”、“公文”这三个概念，在机关的日常活动中是基本一致的。
四、公文的特点主要表此刻五个方面
(1)公文有法定的作者。
(2)公文有法定的权威。
(3)公文有特定的效用。
(4)公文有规范的体式。
(5)公文有规定的处理程序。
五、公文的作用主要表此刻五个方面
(1)领导和指导作用。
(2)行为规范作用。
(3)传递信息作用。
(4)公文联系作用。
(5)凭证记载作用。
六、公文的分类：
(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，
(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。
(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件。
(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。
(5)从公文资料的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
常见的公文分类还有：
(1)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。
(2)从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。
(3)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。
(4)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为需办文件办件和参阅文件阅件等。
第二章公文写作
一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改、构成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务能够由一人承担，也能够由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。
二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体此刻公文的思想资料与文字表达两个方面。在思想资料方面，就应政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，就应结构严谨、语言精当、行文规范。
三、公文写作的主要特点表此刻六个方面：
(1)被动写作，遵命性强。
(2)对象明确，针对性强。
(3)集思广益，群体性强。
(4)决策之作，政策性强。
(5)急迫之作，时限性强。
(6)讲究格式，规范性强。
四、公文写作的基本要求是：
(1)要保证公文资料在政治上的正确性。
(2)要实事求是，在业务上贴合客观规律。
(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、贴合语法逻辑。
(4)公文起草要贴合统一规定的体式与程序。
(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。
五、公文写作的一般步骤和方法是：
(1)明确发文主旨。
(2)收集有关材料。
(3)拟出写作提纲。
(4)认真起草正文。
(5)反复检查修改。
六、公文写作人员的素质修养主要体此刻五个方面：
(1)政治素质好。
(2)有必须的政策理论水平。
(3)熟悉业务和机关工作状况。
(4)有较宽的知识面。
(5)有较好的文字功底。
七、公文写作人员加强修养应从三个方面着手：
(1)完善自我，勇于创新。
(2)博览群书，增长知识。
(3)深入实践，勤学苦练。
第三章公文的体式与稿本
一、公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有必须的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作带给方便。建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。
二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体此刻公文的思想资料与文字表达两个方面。在思想资料方面，就应政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，就应结构严谨、语言精当、行文规范。
二、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。
三、一份完整的公文由一些规定的数据项目构成，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。《国家机关公文格式》将公文结构的诸要素分为指定项目和选定项目。
四、公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。公文讲求书面格式，这是公文在形式上区别于一般公文的重要标志。公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分。公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项；公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项；公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。
五、公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
六、公文的装订要求：公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶帖的办法。装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以持续公文的完整。
七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一资料和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不一样需要，又往往构成不一样的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中构成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不一样用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式，同一资料的文件使用不一样的文字就又成为不一样的文字文本。
第四章公文的行文规范
一、按照必须的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的资料包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
二、公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院中央人民政府是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。
三、根据机关之间的不一样的行文关系，能够将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：
(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不一样目的和要求，下行文可分为三种行文方式：①逐级下行文；②多级下行文；⑧直达基层组织和群众的下行文。
(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要，上行文又能够分为三种行文方式：①逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种方式；②多级上行文；⑧越级上行文。
(3)平行文是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的行文。
第五章机关法定公文的写作（上）
（命令、议案、决定、决议、指示、意见）
一、命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：
(1)务必根据宪法、法律规定的权限范围发布命令；
(2)要注意各类型命令写作的共同点和不一样点；
(3)语言要准确、凝练、庄重有力；
二、议案，是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件。它的特点主要有：
(1)行文关系及办理程序的法定性；
(2)行文资料的单一性和可行性。
三、能够提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。议案可分为由职能机构提出的议案和由人民代表提出的议案。它的写作要求有：
(1)提出的问题重要且已具备解决的条件；
(2)要注意提出的权限和时限；
(3)要注意行文格式和办理程序。
四、决定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不一样点。决定的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文，三种类型的写法略有不一样。决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。
五、决议，是经领导机构主持召开的会议透过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。
六、指示，是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原则性。按照指示资料涉及的范围，指示可分为：
(1)涉及全局问题，带普遍性的指示；
(2)涉及局部问题，带特殊性的指示。
总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，资料要明确扼要，条理要清晰。
七、意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不一样，其类型可包括直接指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要注意资料的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。
第六章机关法定公文的写作（中）
（公告、公报、通知）
一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在必须范围内公布事项的告知牲文件。其特点为：发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其资料的性质能够分为两大类；①涉及法定事项的公告、通告；②知照性公告、通告。公告、通告的写作要求是：①贴合权限，一事一告；②资料明确，语气庄重；②注意格式。
二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近，也具有资料的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有：①会议公报；②统计公报；②外交公报。不一样类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不一样：①会议公报因发布目的的不一样而有不一样的写法。②统计公报务必由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。②外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。
三、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象明白或执行的公文。根据适用范围的不一样，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广，不一样类型的通知因作用不一样而写法也有差异，写作时要注意不一样类型通知的不一样特点。
第七章机关法定公文的写作（下）
（报告、请示、批复、函、会议纪要、条例规定）
一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作状况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照资料涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不一样，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：①陈述事实要清楚扼要；②表述观点要精练清晰；⑨语言要简洁朴实。
二、请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不一样，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮忙类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：①要遵守行文规则；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正确，语言要得体。
三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的资料主要是请求批准和请求帮忙两方面，批复也能够分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：①要先回应后批复：⑦态度要鲜明，措辞要明确；⑧要及时批复。
四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：①形式灵活，适应性强；②务实性强。函的类型：根据资料性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。
五、会议纪要，是记载会议状况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类：决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。
会议纪要的写作：
(1)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会议”二字，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要．能够用正副标题的形式。
(3)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议资料、结束语三部分。
(4)会议纪要由会议主持机关撰写，能够在最后署机关名称和撰写日期，也能够只在正文中写出主持机关，不另外署名。
六、条例、规定：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例的机关的不一样，条例可分为三类：①党的中央机关制定的条例；②国家行政机关制定的条例；③地方权力机关制定的条例。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：根据发布机构和实际作用的不一样，规定分为三种类型；①党内规定；②法规性规定；③一般性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下四点：①草拟条例和规定要遵循必须的原则；②起草条例和规定，应当对现行资料相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调；③条例和规定的资料用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
第八章机关其他常用文书的写作上
（规章类、计划类、总结、调查报告）
一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。规章类文书的特点：资料的规范性、执行的强制性和制定的程序性。不一样的规章类文书的写作要求存在必须的差别。
1、办法的资料较多的用“章条式”，一般常见的是“条款式”。办法的资料，应具体、周全、便于操作。
2、实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”，但其第一条务必说明是哪个法律或法规的实施细则。
3、章程是必须的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的形式也是“章条式”和“条款式”两种。政党、较大的社会团体的章程多为“章条式”，机构较小、涉及事务不多的章程，可用“条款式”。
4、守则是特定范围的全体成员务必遵守的行为准则，要求资料简短、精练、易记。
二、计划类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。计划类文书的特点:目标的前瞻性、操作的预想性。计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作要求:分析状况要认真细致、确定目标要实事求是、措施要切实可行、条目要分明、语言要简洁。
三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结的主要作用：下情上达、提高自身。总结的特点：回顾性、经验性。总结的写作要求：回顾工作状况要实事求是、总结经验教训要面向未来、纲目要清晰、文风要平实。
四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用：带给真实的社会状况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点：针对性强、纪实性强。调查报告的写作应注意:深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。
第九章机关其他常用文书的写作（下）
（讲话类、记录类、简报、推荐类）
一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称。根据讲话的场合及主旨的不一样，讲话类文书能够分为三种类型：①讲话稿；②开幕词、闭幕词；⑧欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文书一般都包括以下特点；口头性、直接性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求：主题要鲜明、集中；材料要真实、新颖；布局要清晰、紧凑；语言要明白、生动。
二、记录类文书是指如实记录有关资料而构成的公务文书。记录类文书包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。记录类文书的特点：资料的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录一般包括会议组织状况、会议的议题和议程、会议的进程和资料、必要的手续。电话记录可分为发出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关状况、反映的问题及要求、接待人姓名、时光以及办理结果等项。大事记是按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。大事记的写作要求：要记录“大”事、记录要客观真实、要言简意赅。
三、简报就是简明扼要的书面报告。按资料分，简报包括会议简报和工作简报。简报类文书的特点：简、快、新。筒报类文书一般都由报头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求：资料要真实、确凿；篇幅要短小；针对性、指导性要强。
四、推荐类文书是以书面形式提出推荐、意见的一类公务文书。推荐类文书一般可分为议案、提案和推荐等。推荐类文书的特点：推荐性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或必须组织的会议讨论、处理的意见或推荐的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、办法、日期。提案的写作要求：熟悉同提案有关的状况、注意区别提案同一般文章的行文格式。推荐是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出推荐性的意见、推荐时使用的文书。推荐的篇章结构:是由标题、称谓、正文和落款组成。
推荐的写作要求：把握分寸要适度、所列资料要具体、表达语言要精练。
第十章公文处理工作
一、在机关秘书部门的工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最超多、也是最重要的日常工作。公文处理工作透过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。
二、公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分，在机关工作中起着重要的作用。公文处理工作的作用与公文的作用是有区别的，公文处理工作的作用主要是指从公文的构成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用，这种作用主要表现为：助手作用、纽带作用和查考作用。公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文。正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务，公文处理工作的组织，包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。
三、就一个机关而言，它的公文处理工作不像机关的人事、财务等职能部门一样，设立某一机构负起全部的职责，或者各机构自上而下地构成一个垂直领导的独立体系，各机关公文处理机构的设置，要视机关规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少而定。
四、公文处理工作的领导、指导关系能够从以下几个方面分析;1)从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。(2)从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅室主任负责领导的。(3)从上下级的关系来说，上级机关的办公厅室负有职责对其下属的机关，单位的公文处理工作进行业务指导。(4)机关档案部门对机关的文书工作也负有必须的指导职责。
五、公文处理工作的组织形式可分为两种类型；集中形式和分工形式。一个机关究竟应当采取什么样的公文处理工作组织形式，通常要结合思考以下几种状况：
(1)机关的工作性质、任务和职权范围。
(2)机关内部组织机构设置的层次、数量。
(3)机关收发文件数量的多少。
(4)机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。
(5)机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。
六、公文处理工作的具体要求能够概括为:①准确周密，确保质量;②及时迅速，注重时效；⑧保守机密，安全可靠;④集中统一，加强管理；⑤实事求是，遵规守纪；⑥精简文件，提高效率。
第十一章公文办理程序
一、公文办理程序就是指公文在机关内部从构成到运转处理所务必经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。
二、收文，是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。主要有：签收、拆封与登记、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的职责，保证公文运转的安全可靠。它是收文办理的第一个环节。签收后，文件的拆封是文书人员的职责。
公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。登记的原则是方便文件的运转和管理。收文登记的形式一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。
公文的分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的资料、性质和办理要求，及时准确地将收来的文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。
公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
公文的承办，这一环节，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。它直接关系到发文的质量和机关工作的效率。
公文的催办是指那些务必办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的状况进行督促和检查。催办工作一般有对内催办和对外催办两种状况。
查办是指文书工作人虽协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。
公文的注办是对公文承办的状况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。
三、发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指公文从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。公文拟稿是发文办理的第一个环节，同时也是整个公文处理工作的关键性环节之一。公文的审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的资料、体式进行的全面审核和检查。它也是公文处理工作的关键性环节之一。公文的签发是指机关领导人对文稿最后审批。它是公文构成的关键性环节。公文的核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。公文的缮印是对已签发的公文定稿进行印制。公文的校对是对文件质量的最后一次检查。公文的用印是指在印好的文件上加盖机关印章。发文的登记，其作用与收文登记一样。
第十二章公文立卷工作
一、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有必须查考利用价值的文件材料，按照它们在构成过程中的联系和必须的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要资料。
二、案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。
三、公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度，正确选取立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中，建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围，是保证在公文立卷工作中将那些具有必须查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后查找利用的需要。
四、公文立卷的原则可表述为，“持续文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”。根据这一原则对公文立卷工作提出了“持续文件间的历史联系”、“区分保存价值”、“便于保管和利用”三个方面的要求。公文立卷的基本方法能够概括为：遵循公文立卷的原则与要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时光、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的基本特征。
五、公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的资料。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的立卷类目两种。在编制或者修订立卷类目时，务必坚持由公文处理部门为主的原则。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还务必做好平时立卷工作。所谓平时立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
第十三章案卷整理与归档
一、案卷的整理与归档，或称正式立卷与移交归档。包括编目成卷和移交归档等项资料。
二、案卷的组合，简称组卷，是指机关文书部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。它是文书案卷整理的一项重要资料，也是整个公文立卷工作中的一个很重要的环节。
三、调整定卷，是指在平时立卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。年终进行调整定卷是机关文书部门或业务部门一项十分重要的工作。
四、卷内文件排列和编号，卷内文件排列是指将每个案卷内的文件按照必须的规律和顺序进行系统化排列，持续文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。
五、拟写案卷标题，案卷标题，也称案卷题名，是对卷内全部文件资料的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据，拟写案卷标题是文书工作人员、档案管理人员的一项基本功。
六、编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个公文立卷工作的基本完成。
七、案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件，也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。
八、案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间持续必须的联系，系统地反映机关的工作活动。
九、案卷组合和编目成卷工作完成以后，公文处理部门应根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一齐向机关档案室移交。至此，标志着整个公文立卷工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。案卷目录是案卷的名册，是查找利用档案的一种最基本的工具。案卷目录又可作为移交目录，是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证。案卷目录的项目有：“案卷号、案卷题名，页数、保管期限、备注”等。文件检索工具，是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。文件检索工具的编制是公文处理部门在文件材料立卷后进行的一项重要工作，主要有文号索引、文件分类目录等。公文立卷部门立好案卷，务必逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。
公文写作基础知识（三）：
一、什么是公文
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流状况等的重要工具。
公文种类主要有：
(一)决议。适用于会议讨论透过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。适用于在必须范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要状况。
(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映状况，回复上级机关的询问。
(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。
(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十五)纪要。适用于记载会议主要状况和议定事项。
二、公文写作常用习惯用语汇编
一、开端用语
(一)主动办文
关于;据;根据;据报(据了解、据核实);查;兹有(兹因、兹为、兹悉、兹定于);为了;按照;遵照;由于;随着;目前;最近;奉;近奉;接;前接;现接;现将;近来;近年来;经××(单位)批准(下方接叙××问题)。
(二)引用来文
1。上行文：×月×日×字×号关于××的指示(或命令、通知、通报)收悉(或敬悉);国家××局×月×日给我局×字×号关于××的通报抄件悉。
2。下行文：×年×月×日×字×号(关于××问题的)请示悉;据××旅游局×月×日关于××问题的报告(或请示)。
3。平行文：×月×日×字×号函(或通知)悉。
二、结尾用语
(一)上行文
特此报告(特再报告);以上各点，请审查;以上状况，特报，请审核备案;现随文报送××(文件名称)，请予审核;特先报告，详情容后续报;以上汇报，如有不妥，请予指示;以上意见，报供参考;请予审批;请予审理;请尽早核示;请即电示;以上请示，如无不妥，请批转××办理;上述意见，是否可行(或有当)，请核示(或批示);妥否，请批示;请批复;本案究如何处理，请速作指示;可否如此办理，请予审批;以上部署，报请鉴核。
(二)下行文
特此通知，希即遵照办理;特此批复;以上意见，请即研究执行(或按照执行、参照执行、遵照执行、依照执行、认真执行、严格执行);特此公告(通告、布告);周知;此布;本通报应向旅游系统所有人员进行传达，组织讨论，并将讨论状况及时报我们;同意你社意见，本件存案备查;以上通知(指示)希即认真研究执行，并将执行状况在×月底前向本局(社)作一报告;请将你们对这项工作的意见和具体部署状况尽快一并报局(社);本通知下达后，以往有关文件与此件有抵触的，均以本通知为准。
(三)平行文
特此函达;特先函商(特先联系);特再函询;请即函复，并希见复;你社是否同意，请即函告;我社实有困难，未能照办，请鉴谅;此复;特此函复;特此函复，请查明办理;请予研究函复;你社意见如何，请即思考见复为盼;特将有关状况函告，供改善工作时参考;特此函请你宾馆加以办理;以上意见仅供参考;随函附送(有关资料)一份，请查收。
三、其他用语
当经，前经，现经，均经，并经;本局，你社，贵公司，贵宾馆;承蒙惠允(承蒙指示、承蒙协助)，不胜感激(不胜荣幸、不胜企盼)，惠允(惠赠、惠示、惠寄)，鼎力支持(大力协助);请，拟请，提请;希，即希，务望(务恳、务请)，希予(希将、希能)，至希、尚希(尚祈、尚盼)，期望，勿误，如蒙，即予;总之，综上各节，综上所述;鉴于上述情，据此，为此，专此;迅即，迅予，从速(火速)，在即，当即;责成，查明，知照，下达;会同，上报，报批，拟订;商定，商讨，商洽;比照，引叙来文，重申;擅自，得，不得，酌情处理;颁，颁布，颁行，发布;准予，为荷(盼要);左列(右列、下列、上列)，如此，于后，上项，各项，各类，多起，数事，数纸。
公文常用语分类整理：
开端用语
公文中用在正文的全篇或段落开头表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如“据、根据、依据、查、奉、兹、按照、遵照、依照、为了、关于、由于、鉴于、随、随着”等。
期请用语
公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文、有时也用于平行文和下行文。常用的期请用语有“请、敬请、恳请、提请、报请、拟请、希、望、期望、切望、热望、盼、切盼”等。
综合用语
公文中用以连接具体状况叙述和总概性叙述的词语。综合用语具有承上启下的作用。常用的综合用语有“为此、据此、值此、至此、有鉴于此、综上所述、总之”等。
称谓用语
公文中表示对机关、单位、群众、个人不一样人称称呼的词语。一般性称谓用语用于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间，如“本(厅)、我(厅)、该(厅)、你(厅)”等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属的机关、单位之间，如“贵(厅)、××长”等。党内一般称“××同志”。
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